Viliera CRM · Academias y centros de formación

CRM para academias que llena los grupos antes de que empiece el curso

Las peticiones de información se concentran al empezar el curso y en enero, y cada una es un posible alumno que compara horarios y precios con otras academias. Viliera responde a todas a tiempo y te dice a quién llamar para cerrar la matrícula.

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Hoy · a quién llamar primero

3 pendientes
  • Pablo (familia)Nuevo, sin llamar · WhatsApp
  • Irene C.Sesión el jueves sin confirmar
  • Sergio L.Interesado: seguimiento hoy

Etapas para academias

  1. Nuevo
  2. Contactado
  3. Sesión informativa agendada
  4. Sesión informativa realizada
  5. Interesado
  6. Matriculado
Ejemplo ilustrativo con nombres ficticios.

El problema

Lo que se escapa cada semana

Picos de solicitudes imposibles de atender

Al empezar el curso entran decenas de consultas al día y las que no se contestan a tiempo acaban en otra academia.

Las mismas preguntas, una y otra vez

Horarios, precios, niveles, si hay prueba de nivel o clase de prueba: secretaría pasa el día respondiendo lo mismo.

Interesados que nadie recupera

Vinieron a la sesión informativa, dijeron que lo pensarían y nadie volvió a llamarles antes de que se cerrara el grupo.

Cómo lo resuelve Viliera

Funciones que ya están en el CRM, aplicadas a tu día a día

IA para las preguntas de siempre

WhatsApp y chat web responden sobre horarios, niveles, precios y matrícula con la información que les das, también por la noche. Si algo no está cubierto, pasan la conversación a secretaría.

Formulario con curso y nivel

Pregunta curso, nivel, modalidad y horario preferido. Si alguien pide información de dos cursos, no se duplica: es el mismo alumno, con todo su historial.

Sesiones informativas y clases de prueba

En la agenda de cada profesor, con recordatorio por email y confirmación por WhatsApp. Quien no puede venir aparece para buscar otra fecha.

«Hoy» en temporada alta

Una lista ordenada por la mañana: solicitudes nuevas sin llamar, sesiones sin confirmar e interesados con seguimiento pendiente. Lo urgente, primero.

Avisos de nuevos grupos por WhatsApp

Campañas con plantillas aprobadas por WhatsApp para avisar de una nueva convocatoria o de plazas libres a quien pidió información y dio su consentimiento.

De dónde salen las matrículas

Informes por canal y etapa: qué campaña o qué página trae alumnos que se matriculan, no solo solicitudes.

Un ejemplo, paso a paso

Septiembre, de un mensaje a una matrícula

Un caso ilustrativo con nombres ficticios: así se usa Viliera en un día normal.

  1. Domingo, 21:30

    Pregunta de una familia

    La madre de Pablo pregunta por WhatsApp por el curso de inglés B2 para adolescentes. La IA le responde con los horarios y el precio que tú le has dado y le pregunta qué tarde le va mejor para la sesión informativa.

  2. Lunes, 10:00

    Llamada desde «Hoy»

    Pablo aparece como alumno nuevo sin llamar. Secretaría llama, confirma la tarde y agenda la sesión informativa del jueves.

  3. Miércoles

    Confirmación

    Llega la petición de confirmación por WhatsApp y la familia responde que sí.

  4. Jueves

    Sesión informativa

    Tras la sesión, Pablo pasa a «Interesado» con un seguimiento a tres días.

  5. Lunes siguiente

    Matriculado

    El seguimiento vuelve a «Hoy». Una llamada para resolver la duda del horario y Pablo pasa a «Matriculado». A fin de mes, el informe muestra de qué canal llegó.

Preguntas frecuentes

Sí, con la información que tú le das: sus instrucciones, una base de conocimiento y extractos de tu web. Si la pregunta no está cubierta, pasa la conversación a una persona de secretaría.

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