Política de privacidad
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Esta política explica cómo trata Viliera los datos personales en su sitio web www.viliera.com y en Viliera, el CRM con IA, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD) y a la Ley 34/2002 (LSSI-CE).
Viliera actúa con dos papeles distintos: como responsable del tratamiento de los datos de los visitantes de su web, de las personas que le escriben y de sus propios clientes y usuarios, y como encargado del tratamiento de los datos que sus clientes guardan en el CRM sobre sus propios contactos (apartado 4).
1. Responsable del tratamiento
- Titular: Giorgi Tsukhishvili, persona física que actúa como empresario individual bajo el nombre comercial «Viliera» (en adelante, «Viliera»).
- NIF/NIE: X9714343V
- Domicilio: Carrer de Francesc Moragas, 61, 08922 Santa Coloma de Gramenet (Barcelona), España
- Correo electrónico: info@viliera.com
- Teléfono: +34 622 931 311
- Sitio web: www.viliera.com
Para cualquier cuestión sobre privacidad o para ejercer tus derechos, escribe a info@viliera.com.
2. A quién se aplica esta política: los dos papeles de Viliera
- Viliera como responsable. Cuando visitas viliera.com, rellenas un formulario, hablas con la demo de voz, creas una cuenta, usas el CRM como usuario, pagas una suscripción o recibes soporte o comunicaciones de Viliera. Estos tratamientos se describen en el apartado 3.
- Viliera como encargado. Cuando una empresa cliente de Viliera (el «Cliente») guarda en el CRM datos de sus propios contactos, clientes o pacientes, o los atiende por WhatsApp, llamada, formulario o chat a través del CRM. En ese caso el responsable es el Cliente y Viliera solo trata los datos por su cuenta y siguiendo sus instrucciones (apartado 4).
3. Tratamientos de los que Viliera es responsable
Para cada actividad indicamos qué datos tratamos, para qué, con qué base jurídica, cuánto tiempo y quién los recibe.
3.2. Formularios de contacto y de presupuesto
- Datos
- Nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, asunto y mensaje, página desde la que escribes, y dirección IP y agente de usuario para prevenir el envío automático de spam.
- Finalidad
- Responder a tu consulta o preparar el presupuesto que pides, y proteger los formularios frente al abuso.
- Base jurídica
- Aplicación de medidas precontractuales a petición tuya o tu consentimiento al enviar el formulario (art. 6.1.b y 6.1.a RGPD); interés legítimo en la prevención del fraude y del spam (art. 6.1.f RGPD).
- Conservación
- El tiempo necesario para atender la solicitud y, si no da lugar a una relación contractual, un máximo de 12 meses desde el último contacto. Los bloqueos antispam por IP duran entre 24 horas y 7 días.
- Destinatarios
- Proveedor de alojamiento y de correo. No se ceden a terceros.
3.3. Demo de voz con IA en la web
- Datos
- Tu voz y la transcripción de la conversación mientras dura la demo y, si decides dejarlos, tu nombre y datos de contacto.
- Finalidad
- Que puedas hablar con un agente de voz que responde sobre los servicios de Viliera y, si lo pides, que te contactemos.
- Base jurídica
- Tu consentimiento al iniciar la demo y permitir el uso del micrófono (art. 6.1.a RGPD); medidas precontractuales si nos pides contacto (art. 6.1.b RGPD).
- Conservación
- El micrófono solo se usa mientras dura la conversación. El audio y la transcripción no se guardan en el CRM de ninguna empresa cliente. En el proveedor de voz se conservan durante el plazo configurado con el proveedor, y como máximo 12 meses. Los datos de contacto que dejes, como en el apartado 3.2.
- Destinatarios
- ElevenLabs, proveedor del agente de voz (transferencia internacional con las garantías del apartado 7).
3.4. Registro y cuenta de clientes y usuarios del CRM
- Datos
- De la persona que registra la empresa y de cada usuario invitado: nombre, correo electrónico, teléfono móvil, país, rol y permisos, credenciales (la contraseña se guarda cifrada con hash) y preferencias. De la empresa: nombre, sector y datos de configuración.
- Finalidad
- Crear y gestionar la cuenta, permitir el acceso, enviar invitaciones y códigos de verificación, y prestar el servicio contratado.
- Base jurídica
- Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD). Para los usuarios invitados por el Cliente, el interés legítimo del Cliente y de Viliera en dar acceso a quien el Cliente autoriza (art. 6.1.f RGPD).
- Conservación
- Mientras la cuenta exista. Cada usuario puede eliminar su cuenta desde «Mi perfil»: a los 30 días se borran su nombre, correo, teléfono, foto y credenciales, y se conserva solo un registro mínimo de la eliminación (número de cuenta y fecha). Tras la baja de la empresa, según los plazos de exportación y supresión de los Términos y condiciones, y bloqueados durante los plazos de prescripción de las acciones legales que correspondan.
- Destinatarios
- Proveedores de alojamiento y de correo. El dueño o administrador de la empresa ve los datos de los usuarios de su equipo.
3.5. Seguridad, prevención del fraude y registros técnicos
- Datos
- Registros de inicio de sesión y de actividad (fecha, hora, IP, agente de usuario, acción realizada), intentos fallidos y registros de acceso a la API.
- Finalidad
- Proteger las cuentas y el servicio, detectar accesos no autorizados y abusos, e investigar incidentes.
- Base jurídica
- Interés legítimo en garantizar la seguridad de la red y de la información (art. 6.1.f y considerando 49 RGPD) y cumplimiento de la obligación de aplicar medidas de seguridad (art. 32 RGPD).
- Conservación
- Registros de acceso a la API: 30 días. Registros de actividad y de sesiones de auditoría: 90 días. Registros de envío de correos: 180 días. Historial de actividad del CRM: hasta 365 días. Registros técnicos de la aplicación: hasta 30 días. Los datos personales se enmascaran en los registros técnicos.
- Destinatarios
- Proveedor de alojamiento. Autoridades y fuerzas de seguridad cuando lo exija la ley.
3.6. Facturación y pagos
- Datos
- Datos fiscales y de contacto de facturación, plan y complementos contratados, importes, facturas e historial de pagos. Los datos de la tarjeta los trata directamente Stripe; Viliera no los almacena.
- Finalidad
- Cobrar las suscripciones, complementos y packs, emitir facturas y cumplir las obligaciones contables y fiscales.
- Base jurídica
- Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) y cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD).
- Conservación
- Durante la relación y, después, 6 años para la documentación contable (art. 30 del Código de Comercio) y los plazos de la normativa tributaria (al menos 4 años).
- Destinatarios
- Stripe (procesamiento de pagos y facturas), entidades bancarias, asesoría fiscal y contable, y Administración Tributaria cuando proceda.
3.7. Soporte y comunicaciones del servicio
- Datos
- Datos de contacto, contenido de las consultas y, cuando sea necesario para resolverlas y con el permiso del Cliente, acceso puntual a la información de su cuenta.
- Finalidad
- Atender incidencias y consultas, y enviar comunicaciones necesarias del servicio: avisos de seguridad, códigos de verificación, avisos de fin de prueba y de facturación, resúmenes del modo básico, novedades relevantes del producto y cambios en las condiciones.
- Base jurídica
- Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) e interés legítimo en informar del funcionamiento y la seguridad del servicio (art. 6.1.f RGPD).
- Conservación
- Mientras dure la relación y hasta 12 meses después del cierre de cada consulta, salvo que deba conservarse más para atender reclamaciones.
- Destinatarios
- Proveedores de alojamiento y de correo.
3.8. Comunicaciones comerciales
- Datos
- Nombre y datos de contacto.
- Finalidad
- Enviarte información sobre productos y servicios de Viliera.
- Base jurídica
- A los clientes, sobre productos o servicios de Viliera similares a los contratados, el interés legítimo y el artículo 21.2 de la LSSI-CE. A cualquier otra persona, solo con su consentimiento previo (art. 6.1.a RGPD).
- Conservación
- Hasta que te des de baja o te opongas. Puedes hacerlo en cualquier momento con el enlace de cada comunicación o escribiendo a info@viliera.com.
- Destinatarios
- Proveedor de correo.
3.9. Cumplimiento legal y defensa de reclamaciones
Viliera podrá conservar y usar los datos necesarios para cumplir obligaciones legales, atender requerimientos de autoridades y formular, ejercer o defender reclamaciones, con base en el cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD) y el interés legítimo (art. 6.1.f RGPD), durante los plazos de prescripción aplicables.
4. Datos que Viliera trata por cuenta de sus Clientes
Las empresas que usan el CRM (los Clientes) guardan en él datos de sus propios contactos: clientes potenciales, clientes, pacientes, alumnos u otras personas, junto con sus conversaciones, citas, notas, documentos, grabaciones y transcripciones. Para esos datos, el Cliente es el responsable del tratamiento y decide para qué y cómo se tratan; Viliera es su encargado del tratamiento y solo los trata para prestarle el servicio, siguiendo sus instrucciones.
Si eres contacto de uno de nuestros Clientes (por ejemplo, has escrito por WhatsApp a una empresa que usa Viliera, has reservado una cita en su web o has firmado un documento que te envió), consulta la política de privacidad de esa empresa y dirige a ella el ejercicio de tus derechos. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud al Cliente correspondiente.
Las obligaciones de Viliera como encargado (confidencialidad, seguridad, subencargados, transferencias, violaciones de seguridad, asistencia, devolución y supresión de los datos, y auditorías) se regulan en el Anexo I de los Términos y condiciones (Acuerdo de encargo del tratamiento).
5. WhatsApp, llamadas, grabaciones y transcripciones
- WhatsApp. Cada Cliente conecta su propia cuenta de WhatsApp Business. Los mensajes viajan por la infraestructura de Meta (WhatsApp Business Platform), que los trata según sus propias condiciones y políticas; el Servicio recibe y guarda los mensajes, contactos y archivos de las conversaciones del Cliente para mostrarlos en su bandeja, contestarlos (por una persona o por la IA) y organizarlos en el CRM.
- Llamadas. Cuando el Cliente usa la telefonía o el agente de voz, las llamadas se cursan con sus cuentas de Twilio y ElevenLabs. Según la configuración del Cliente, el Servicio puede guardar la grabación, la transcripción y un resumen en la ficha del contacto. Las grabaciones solo pueden escucharlas los usuarios con el permiso correspondiente (por defecto, el dueño y los supervisores de la empresa).
- Transcripción. Las grabaciones pueden transcribirse con un proveedor de IA (por ejemplo, OpenAI) para generar el texto y el resumen de la llamada.
- Información a las personas. Corresponde a cada Cliente informar a sus contactos de que una llamada se graba o la atiende un agente de IA, y contar con una base jurídica para ello.
6. Tratamiento mediante inteligencia artificial
Las funciones de IA del CRM (respuestas automáticas, resúmenes, cualificación, transcripción, agente de voz, análisis de imágenes en el complemento de estudio capilar) envían al proveedor de IA elegido el contenido necesario para generar cada resultado: por ejemplo, la conversación, las instrucciones de la empresa y su base de conocimiento.
- El Cliente puede usar la IA de Viliera, cuando esté habilitada en su cuenta, o su propia clave de OpenAI, Anthropic (Claude) o Google (Gemini). Con clave propia, el proveedor trata los datos según su contrato con el Cliente.
- Viliera no usa los datos de sus Clientes ni de sus contactos para entrenar modelos de IA.
- Según sus condiciones para uso empresarial mediante API, estos proveedores declaran que, por defecto, no utilizan los datos recibidos por la API para entrenar sus modelos y que pueden conservarlos durante un tiempo limitado para prevenir abusos. Las condiciones concretas son las que publica cada proveedor.
- Los resultados de la IA los supervisa el Cliente; el Servicio no adopta por sí mismo decisiones con efectos jurídicos sobre las personas.
7. Proveedores, subencargados y transferencias internacionales
Viliera no vende ni cede datos personales a terceros. Comparte los datos imprescindibles con los proveedores que le prestan servicios, con los que tiene firmados contratos que les obligan a tratarlos solo siguiendo sus instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas. Cuando Viliera actúa como encargado, estos proveedores son sus subencargados.
| Proveedor | Servicio | Cuándo interviene | Ubicación / garantía de transferencia |
|---|---|---|---|
| Hostinger | Alojamiento del sitio web, de la aplicación y de su base de datos | Siempre | Hostinger International Ltd., con sede en la Unión Europea; servidores en la Unión Europea |
| Hostinger (correo electrónico) | Envío de los correos del servicio desde la dirección de Viliera (info@viliera.com): avisos, códigos y recordatorios, cuando el Cliente no ha configurado su propio servidor de correo | Cuando se usa el servidor de correo de Viliera | Hostinger International Ltd., con sede en la Unión Europea |
| Stripe | Cobro de suscripciones, facturas y portal de facturación | Cuando el Cliente paga un plan, complemento o pack | UE (Irlanda) y EE. UU. Fuera del EEE: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está adherido y/o cláusulas contractuales tipo |
| OpenAI | Modelos de IA (texto, transcripción de llamadas y, en el complemento de imagen, generación de imágenes) | Cuando el Cliente usa la IA de Viliera o su propia clave de OpenAI | EE. UU. Fuera del EEE: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está adherido y/o cláusulas contractuales tipo |
| Anthropic | Modelos de IA (Claude) | Cuando el Cliente elige Claude, con la IA de Viliera o con su propia clave | EE. UU. Fuera del EEE: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está adherido y/o cláusulas contractuales tipo |
| Google (API de Gemini) | Modelos de IA (Gemini) | Cuando el Cliente elige Gemini, con la IA de Viliera o con su propia clave | EE. UU. Fuera del EEE: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está adherido y/o cláusulas contractuales tipo |
| Yousign | Firma electrónica de documentos PDF | Cuando el Cliente envía un PDF a firmar con el complemento Viliera Sign | Unión Europea (Francia) |
| ElevenLabs | Agente de voz con IA (reconocimiento y síntesis de voz) y demo de voz de viliera.com | Canal de voz; en la web, solo si el visitante inicia la demo | EE. UU. Fuera del EEE: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está adherido y/o cláusulas contractuales tipo |
| Google (Analytics) | Medición de audiencia del sitio web | Solo en viliera.com y solo con consentimiento de analítica | UE (Irlanda) y EE. UU. Fuera del EEE: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. si el proveedor está adherido y/o cláusulas contractuales tipo |
Cuando un proveedor trata datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en una decisión de adecuación de la Comisión Europea (como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las entidades adheridas) o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión, con las medidas complementarias que procedan. Puedes pedir información sobre estas garantías en info@viliera.com.
Además, el Cliente puede conectar Servicios de terceros con sus propias cuentas (Meta/WhatsApp, Twilio, ElevenLabs, proveedores de IA con su clave, su servidor de correo, sus calendarios u otro software). Esos terceros no son proveedores de Viliera: el Cliente los elige y contrata directamente, y el Servicio solo les transmite datos siguiendo sus instrucciones.
Viliera comunicará datos a autoridades públicas, jueces y tribunales cuando exista una obligación legal.
9. Plazos de conservación
Conservamos los datos solo durante el tiempo necesario para la finalidad para la que se recogieron y, después, bloqueados durante los plazos de prescripción de las responsabilidades legales, conforme al artículo 32 de la LOPDGDD. Los plazos concretos de cada tratamiento se indican en el apartado 3. Los datos que tratamos por cuenta de los Clientes se conservan según sus instrucciones y se devuelven o suprimen al terminar el contrato, según el Anexo I de los Términos.
10. Menores de edad
El sitio web y el CRM están dirigidos a profesionales y empresas. Viliera no recoge de forma consciente datos de menores de 14 años. Si crees que un menor nos ha facilitado datos, escríbenos y los suprimiremos. Si un Cliente trata en el CRM datos de menores (por ejemplo, una academia), es responsable de contar con el consentimiento de sus padres o tutores cuando sea necesario (artículo 7 de la LOPDGDD).
11. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo: cifrado de las comunicaciones (HTTPS), aislamiento de los datos de cada empresa, permisos por rol, verificación en dos pasos, cifrado de credenciales de integraciones, limitación de intentos, registros de auditoría y revisión de seguridad del código. El resumen completo está en el apartado A.7 del Anexo I de los Términos.
Ningún sistema es completamente invulnerable. Si detectamos una violación de seguridad que suponga un riesgo para tus derechos, lo notificaremos a la AEPD y, cuando proceda, a las personas afectadas.
12. Tus derechos y cómo ejercerlos
Puedes ejercer en cualquier momento, de forma gratuita, los siguientes derechos:
- Acceso: saber si tratamos tus datos y obtener una copia.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Supresión: pedir que eliminemos tus datos cuando ya no sean necesarios, entre otros supuestos. Si tienes cuenta en el CRM, puedes eliminarla tú mismo desde «Mi perfil».
- Oposición: oponerte a tratamientos basados en el interés legítimo y, en todo caso, a las comunicaciones comerciales.
- Limitación: pedir que conservemos tus datos pero no los usemos, en los casos previstos por la ley.
- Portabilidad: recibir los datos que nos facilitaste en un formato estructurado y de uso común, o que los transmitamos a otro responsable.
- Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que afecte a la licitud del tratamiento anterior.
Para ejercerlos, escribe a info@viliera.com indicando el derecho que ejerces y, si es necesario para identificarte, aportando un documento que acredite tu identidad. Responderemos en el plazo de un mes, prorrogable dos meses más en casos complejos (art. 12 RGPD). Si tus datos están en el CRM de uno de nuestros Clientes, dirige tu solicitud a esa empresa (apartado 4).
13. Reclamación ante la autoridad de control
Si consideras que no hemos tratado tus datos correctamente, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, www.aepd.es. Te recomendamos escribirnos antes a info@viliera.com para intentar resolverlo.
14. Delegado de protección de datos
Viliera no ha designado un delegado de protección de datos, al no estar obligada a ello conforme al artículo 37 del RGPD y al artículo 34 de la LOPDGDD. Las consultas sobre privacidad se atienden en info@viliera.com.
15. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles
Viliera no adopta, respecto de sus propios clientes, usuarios o visitantes, decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o les afecten significativamente. Las funciones de IA del CRM (como la puntuación o cualificación de contactos) son herramientas que los Clientes usan bajo su supervisión y responsabilidad.
16. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son relevantes, lo comunicaremos a los clientes por correo electrónico o mediante un aviso en el servicio.